Így írd alá a céges e-maileket

Az üzleti beszélgetések nagy része e-mailen keresztül zajlik. Ilyenkor az e-aláírás az utolsó benyomás a kommunikációban, a hab a torta tetején. Az első benyomásról ugyebár gyakran esik szó, de éppen az említettek miatt az utolsóra is érdemes legalább akkora hangsúlyt fektetni! A jó e-mail aláírás rövid, informatív, professzionális és emlékezetes. Ez persze nem azt jelenti, hogy unalmasnak vagy éppen olyannak kell lennie, ami épp csak nem veri ki az olvasó szemét. Ez bonyolultnak hangzik, de számos módja van, hogy hogyan lehet profivá és egyszerre emlékezetessé tenni az aláírást, úgyhogy mutatok is mindjárt 8-at.

1. A kevesebb néha több

A legtöbben abba a hibába esnek, hogy az e-mail végén szereplő aláírást szinte mini önéletrajzként kezelik. Egy feltehetően hosszas üzleti levelezés után ne traktáld a partnered linkek, információk, idézetek - igen, ilyet is láttam már - és adatok sorával! Egyrészt mert úgysem olvassa el, másrészt mert nehezebben fogja megtalálni a lényeges adatokat és talán idő előtt fel is hagy a keresésükkel. A lényeg tehát, hogy kicsit meg kell próbálni leredukálni a közölt információkat. Ha például gyűlölöd, ha telefonon keresnek, hagyd ki nyugodtan! Viszont elképesztően aktív vagy a közösségi portálon, így ott tutira elérnek? Akkor egész nyugodtan tedd elérhetővé a profiljaidat! Nézd csak meg ezt az egyszerű, letisztult példát a Murdocktól. Azzal, hogy csak a legeslegfontosabb adatokat tartalmazza, átlátható és könnyen kezelhető is.

 

2. Legyen szűk a színpaletta

Amennyiben az arculatod több színt is tartalmaz, nem kell mindet az e-aláírásba integrálni, mert az kaotikus benyomás kelthet. Elég az egyik domináns árnyalatot kiválasztani és azt használni, ha pedig a logót is szerepelteted, a szöveg legyen fekete. A Geekster a bohókás, színes arculatból például ezt a szövegkiemelő zöld árnyalatot választotta és nagyon jól működik.

Amennyiben a logód fekete-fehér és különösebben az arculatod sem tartalmaz domináns színt, bizony épp annyira van mákod, mint amennyire nehéz helyzetbe kerültél. Válassz egy, az arculatodhoz stimmelő, lehetőleg világos árnyalatot és használd. Chaya M. Klein esetében remek választás volt ez a világos babakék szín, amivel okosan a webes lehetőségekre tereli a figyelmet.

 

3. Szerény szavak

Illetve nem is a szavaknak, a betűtípusnak ajánlott szerénynek lenni. Felejtsd el a cirkalmas, nehezen olvasható, zsúfolt fontokat és törekedj a minimalizmusra. Az arculatod remélhetőleg egyébként is magába foglal egy szép betűtípust, amit a szöveges doksikban (ajánlat, kiajánló, szerződés, stb.) használsz. Ez bőven elég lesz, és ha hangsúlyozni is szeretnél valamit, ne azzal próbálkozz, hogy halmozod a stílusokat, inkább használd a betűformázási lehetőségeket. Sima, félkövér, dőlt, aláhúzott, ez mind hatásosabb, mint az esetlegesen össze sem illő betűtípusok együttese.

 

4. Óvatosan a grafikus elemekkel

A grafikus elemek nagyszerű módjai annak, hogy feldobjanak egy olyan egyszerű dolgot, mint az e-mail aláírás, de csak akkor, ha nem viszed túlzásba. Ezen a téren is érdemes az egyszerűségre törekedni, mert a halmozás csak ritkán sül el jól. Chanelle Villena e-mail aláírása iskolapéldája az üzleti e-maileknek. Fénykép, logó és a díszítőelem olyan harmóniában van, hogy öröm ránézni!

 

5. Légy közösségi

Az e-aláírásban elhelyezett social media ikonokkal ügyesen terelheted a forgalmat oda, ahova szeretnéd. Facebook, Instagram, Twitter vagy LinkedIn? Mindegyik szerepelhet, de csak akkor, ha tényleg el is érnek rajtuk keresztül. Amennyiben max. két hetente nézel rájuk, ne oszd meg, mert a kései válasz nem túl jó ajánlólevél. Persze remélem, ez elő sem fordulhat! ;) Pluszpont, ha a designhoz illeszkedő, egyedi ikonokat helyezel el, ahogy az Kane W. Doe esetében is történt. Jól néz ki, nem?

 

6. Csinálj teret

Ha kis helyen relatív sok adatot kell közölni, a szellős tér szinte luxusnak számít, de ilyenkor kerülhetnek képbe a kis térelválasztó elemek. A segítségükkel úgy választhatsz el területeket, hogy az zavaró lenne, zsúfoltnak hatna, vagy lássuk be: bénán nézne ki.

Picit kevésbé szép, de rendkívül hatékony megoldás, ha magát a szöveget rendszerezed, így:

 

7. Mobil Mobil Mobil

Ugye ezt már mondani sem kell? Manapság az e-mailek nagy részét mobil eszközön nézzük meg, így elvárt, hogy ugyanazt az élményt kapjuk, mintha számítógépen tennénk azt. Van egy csomó technikai szempont, ami segíthet ebben, de most beszéljünk inkább a designról. Az első dolog, amit tarts szem előtt, hogy bármilyen péklapátnyi készülékről van is szó, az biztosan jóval kisebb, mint egy laptop vagy asztali gép kijelző, ezért légy biztos abban, hogy a képes és szöveges részek egészen piciben is jól olvasható legyen kis felületen is. Esetleg a logó egy lebutított változatára is szükség lehet. A másik fontos tényező, hogy a linkek jól hozzáférhetőek és egyből kattinthatóak legyenek. Ugyanez igaz a social media ikonokra is, hiszen nem jó, ha a Twitterre szeretnél eljutni, de az ikonok közelsége miatt a Facebookra jut az ember. Tyler Adams e-mail aláírása remek prototípus:

 

8. Egyensúly

Az utolsó tanács amit adhatunk, hogy egyszerűen próbálj meg arra törekedni, hogy a design elemei legyenek egyensúlyban. Szeretnél egyszerre sok színt használni? Nem probléma, de nagyon óvatosan válaszd ki őket és ügyelj arra, hogy a design legyen annál visszafogottabb, minél harsányabb a színösszeállítás.

  Ragaszkodsz ahhoz, hogy több font szerepeljen a szövegben? Ez sem gond, de kérj hozzá profi segítséget, mert a betűtípusokra különösen igaz, hogy nem illik minden mindenhez.

  Ha a létező összes social siteon jelen vagy, kicsit vegyél vissza a többi adatból és olyan nagyszerű kompozícióval büszkélkedhetsz majd, mint Karen McDade:

 

Összegezve:

Az e-mail aláírás pici dolog, de annál hangsúlyosabb: segít építeni a brandedet és a személyes imázsodat. Amilyen erős eszköz, olyan könnyen is tehetsz vele rossz benyomást, így kezeld óvatosan. Ha van tudomásod ezeknél is szebb e-aláírosokról, esetleg a tiéd is ilyen szép, mutasd meg bátran!  

10 Best Email Signature Design Case Studies [With Tips On How To Create Your Own]